منشور ملل متحد : نیلوبلاگ

ریاست عمومی دارالانشای ولسی جرگه

ریاست امور پارلمانی وتقنینی

آمریت ثبت مباحثات وتنظیم امور تخنیکی جلسات(هنسرد)

طرزالعمل ها وگزینه های تکنالوژیکی برای ضبط سخنرانی اعضای پارلمان و اقدامات اتخاذ شده توسط دیپارتمنت امور اقتصادی و اجتماعی ملل متحد و اتحادیه بین الپارلمانی از طریق مرکز جهانی ICT برای پارلمانهای جهان ترتیب شده است

تهیه وترتیب: آمریت ثبت مباحثات وتنظیم امور تخنیکی جلسات(هنسرد)

مقدمه

استفاده از تکنالوژی محرک ها و روشهای ضبط و گزارشدهی جریانات پارلمانی را بطور چشم گیر تغییر داده است. مهیا بودن این گزارشات برای اعضای پارلمان و مردم عام به یک امر ضروری در جهت تأمین شفافیت و حسابدهی پارلمان و همچنان مفیدیت در پروسۀ قانونگذاری تبدیل شده است.

بعضی از پارلمان ها میتوانند با استفاده از تکنالوژی گزارشات دقیق کلمه به کلمه مباحث جلسات عمومی را در عین روز و گاهاً در ظرف چند ساعت تهیه نمایند. اما تعداد زیادی از پارلمان ها در جهان وجود دارند که تا هنوز به چنین توانایی ها دست نیافته اند. همچنان چندین پارلمان نیازمندی خویش برای کسب حمایت در جهت فهمیدن گزینه های تکنالوژیکی که برای پارلمانها مهیا است و تطبیق چنین گزینه ها را در پارلمان های خود مطرح ساخته اند. پارلمان های در جهان موجود است که در این عرصه از دانش و تجارب زیاد برخوردار بوده و اگر این دانش و تجارب را باهم شریک سازند میتوانند همه ظرفیت خویش برای ضبط و گزارشدهی جریانات پارلمانی را بهبود بخشند و بنابراین شفافیت پارلمان ها و آگاهی شهروندان در مورد پروسۀ پارلمانی را گسترش دهند.

بنابراین هدف این کتاب رهنما کمک با پارلمان های است که تا هنوز اسناد جلسات عمومی و جریانات جلسات کمیسیون ها را بشکل منظم و بهنگام آن نشر نمیکنند، و یا آنانی که نشر میکنند ولی در صدد بهبود ظرفیت خویش به منظور عرضه خدمات بهتر در این عرصه اند میباشد. جهت نیل به این هدف، کتاب هذا موضوعات پالیسی، تدابیر اداری و گزینه های تخنیکی را که در مراحل آغازین این پروسه دخیل اند ارائه میدارد. همچنان این کتاب شامل یافته های مشخص از یک سروی روشهای که توسط پارلمانها برای تهیه و نشر اسناد جریانات پارلمانی استفاده میشوند، که در سال 2011 توسط مرکز جهانی ICT برای پارلمان منعقد شده است، و مثال های مشخص از تکنالوژی های مورد استفاده پارلمان ها، که از پرزینتیشن های ارائه شده در ورکشاپ بین المللی تحت عنوان "گزینه های تکنالوژیکی برای ضبط و گزارشدهی جریانات پارلمانی" در کنفرانس های جهانی پارلمان الکترونیکی 2010 و 2012 گرفته شده میشود.

این کتاب برای روئسای عمومی دارالانشاء ها، روئسای مامورین گزارشدهی و گزارشگران ارشد پارلمانی، و روئسای ریاست های ICT و کارمندان آنها میباشد؛ زیرا کتاب مذکور شامل تعدادی از موضوعات پالیسی و مسایل مربوط به رهبری و مدیریت ضبط و گزارشدهی جریانات پارلمانی میشود. مهمترین پرسشهای که در این کتاب مورد تحلیل قرار داده شده عبارت اند از: (1) ریکارد رسمی جریانات چه خواهد بود، (2) آیا جریانات جلسات عمومی و جریانات جلسات کمیسیون ها هردو در این ریکارد ضبط و گزارش داده خواهد شد، (3) مخاطبین مورد نظر این گزارشات کی خواهد بود، (4) گزارشات در چه نوع نشریه تهیه خواهد شد،(5) چه نوع ضرب العجل ها برای نشریه ها تعیین خواهد شد، (6) آیا و چگونه به چالش های مانند نشر گزارشات به چندین زبان رسیدگی خواهد شد، (7) چه نوع ارتباط میان گزارش جریانات و سایر منابع اسناد و معلومات برقرار خواهد شد، (8) چه نوع امکانات در جهت حمایت از این پروسه مهیا ساخته خواهد شد. این کتاب دیدگاه ها در مورد پرسش های مذکور را در چارچوب پنج مرحلۀ پروسه به بررسی میگیرد.

مرحله 1:

طرزالعمل ها و تکنالوژی ها برای ضبط سخنرانی اعضای پارلمان و اقدامات اتخاذ شده در جریان جلسات پارلمانی: دو نوع روش ابتدایی برای ضبط سخنرانی ها و اقدامات اتخاذ شده توسط وسایل ICT وجود دارد: (1) تیز نویسی به کمک کمپیوتر (2) ثبت صوتی یا تصویری که در مرحله بعدی از طریق" Direct Keying" و یا "تبدیل نموده صدا به متن" به متن تبدیل میشود. معلومات فارقۀ معین مانند اجندا، مسایل بحث شده و آرای ریخته شده باید در جریان این مرحله جمع آوری و ضبط شود. تدابیر اداری در  این مرحله شامل توانایی کارمندان و طرزالعمل های کاری میشود. مهارت لازم کارمندان به وسایلی بستگی خواهد داشت که برای ضبط جریانات انتخاب میشوند.

مرحله 2:

ترتیب نسخه های ابتدایی و تجدید نظر شدۀ گزارش کلمه به کلمه جریانات: سه روش ابتدایی برای تهیه کردن ریکارد کلمه به کلمه با استفاده از وسایل ICT وجود دارد.(1)  تایپ کردن در ماشین تیز نویسی که متن خوانا  را براساس کود تیز نویسی تولید میکند.(2) شنیدن ریکارد صوتی و تایپ کردن آن در کمپیوتر.(3)  شنیدن ریکارد صوتی و بعداً خواندن یا املاء گویی آن به یک "سیستم  تبدیل نمودن صدا به متن" که با صدای گزارشگر عیار است جهت تولید متن درست.سافتویر WorkFlow میتواند در تعیین کردن و مدیریت کردن بخشهای ضبط شده به منظور تهیه، ایدت و جمع بندی یک ریکارد کامل نقش داشته باشد. یک موضوع کلیدی پالیسی در این مرحله این است که چگونه و آیا آوردن اصلاحات در گزارش برای گزارشگران، ایدتوران و اعضای پارلمان که سخنرانی کرده اند مجاز میباشد و اگر میباشد چه نوع. کارمندان که در این پروسه دخیل اند باید در مورد پروسۀ قانونگذاری آگاهی داشته باشند.

مرحله 3:

طی مراحل و تهیه نهایی گزارشات: این مرحله شامل توحید نمودن گزارشات و اسناد که در جریان جلسات بحث شده و اقدامات طرزالعملی که در جریان ملاقات ها اتخاذ گردیده، بشمول معلومات فارقۀ که قبلاً درج سیستم نشده میشود. این مرحله مستلزم همکاری نزدیک چندین دفتر در چارچوب دارالانشاء بوده که اینکار به بهترین وجه میتواند با ایجاد یک گروپ کاری انجام گردد که از واحدهای مختلف که مسوول تمام جوانب پروسه ضبط و گزارشدهی میباشد نمایندگی میکند. در این مرحله گزینه های تخنیکی باید شامل تعدادی از مراحل مختلط برای مدیریت جریان کاری و تهیه، ایدت، توحید، بررسی و ذخیره سازی اجزای چندگانه گزارش نهایی باشد. بعضی از پارلمان ها خودشان سیستم های داخلی ای را برای برآورده ساختن این نیازمندیها ایجاد نموده اند. سایر پارلمان ها از سیستم های تجارتی استفاده میکنند که معمولاً نیاز به عیار سازی جهت مطابقت با مقررات و طرزالعمل های هر پارلمان را دارند. در این کار لازم است که کارمندان ICT با کارمندان مسوول تهیه و ایدت گزارشات در جریان تمام مراحل حمایت از طرح، تطبیق و تولید گزارشات از نزیک و بطور منظم مشورت نمایند. جهت مدیریت این مرحله به نحوۀ موثر مهم است که بالای استاندارد های باز برای اسناد مانند XML اتکا نمود.

مرحله 4:

 نشر جریانات پارلمانی: در بسیاری از پارلمان ها این مرحله شامل تولید اسناد چاپی میشود، اما پیشرفت انترنیت برای تعداد زیادی زمینه را مساعد ساخته که یک نسخه دیجیتالی آنلاین را نیز نشر کنند، و یک لینک ویدیوی زنده و دسترسی به آرشیف ویدیو ها را نیز تهیه نمایند. وضعیت فعلی تکنالوژی پارلمان را قادر میسازد که ریکارد جریانات خود را در فارمت دیجییالی در ویبسایت خود هر زمانی که خواسته باشد نشر کند. اگر یک پارلمان بتواند که تعداد کافی کارمندان آموزش دیده را برای ضبط و اوانویسی سخنرانی های اعضا، ثبت اقدامات اتخاذ شده و بررسی و اصلاح گزارش مهیا سازد، چندین گزینه تخنیکی که در این کتاب رهنما تشریح شده است میتوانند آن پارلمان را قادر سازند که ریکارد دیجیتالی جریانات را یک روز بعد از جلسه مربوطه تهیه نمایند.

مرحله 5:

 نگهداری جریانات: تأمین نگهداری و دسترسی دایمی ریکارد در تمام فارمت های که آن به نشر رسیده است همچنان یک لازمۀ مهم است که باید مد نظر گرفته شود. این نیازمندی به این خاطر پچیده است که تکنالوژی برای نگهداری تولیدات دیجیتالی دایماً در حال رشد و تغییر است. در میان مهمترین تصامیم را که پارلمان میتواند در این رابطه اتخاذ کند یکی تصمیم میتواند انتخاب استاندارد های اسناد و دیتای باز و ایجاد یک تیم برای طرح و نظارت طرزالعمل ها به منظور تأمین اهداف درازمدت دسترسی و نگهداری گزارشات و ریکارد ها باشد.

تکنالوژی معلوماتی و ارتباطی که میتوانند از این مراحل حمایت نمایند همواره در حال نمو و بهبود قرار داشته و در عین حال قیمت شان در بازار جهانی نیز پایین است. اینها حالا به جای رسیده اند که میتوان نتیجه گرفت که با اراده لازم سیاسی و یک سرمایه گذاری محدود، اکثر از پارلمانها حالا میتوانند به وسایل تخنیکی جهت ضبط و گزارشدهی بهنگام جریانات پارلمان برای مردم عام دسترسی داشته باشند. ضمناً تعدادی از پارلمان های که چنین سیستم ها را از قبل روی دست گرفته اند میتوانند فعالیت های فعلی شان را از طریق اتخاذ بهترین روشها، تکنیک ها و نوآوری های که توسط دیگران صورت گرفته است گسترش دهند. بررسی روشهای که در این کتاب ارائه شده است نشان میدهد که پارلمان ها، چه در آستانۀ آغاز چنین پروسه قرار دارند و یا چه در صدد کسب یک سطح جدید از توانایی در این عرصه هستند، گزینه های گوناگونی را در اختیار دارند. این کتاب دوازده پیشنهاد را برای چنین پارلمان ها شناسایی نموده است که در جریان کتاب به بحث گرفته شده و در قالب موضوعات پالیسی ها، تدابیر اداری و گزینه های تخنیکی  تنظیم گردیده اند. هدف از این پیشنهادات رهنمایی تمام پارلمان ها در عرصۀ ضبط و گزارشدهی جریانات پارلمانی میباشد.

پالیسی ها

1. ایجاد پالیسی های کتبی که با اهداف و ارزشهای پارلمان سازگار بوده و برای رهنمایی پروسۀ ضبظ و گزارشدهی جریانات پارلمانی لازم میباشند.
2. تعیین فارمت متن به عنوان ریکارد رسمی جریانات جلسات عمومی. با توجه به امکانات، همچنان مهیا ساختن ریکارد جریانات در فارمت های صوتی و تصویری.
3. نشر ریکارد رسمی دیجیتالی جریانات جلسات عمومی برای اعضای پارلمان و مردم عام در ویبسایت پارلمان بعد از یک روز از جلسه یا ملاقات مربوطه. اگر براساس اصول وظایف داخلی مجلس اخذ منظوری رسمی چنین ریکارد قبل از اینکه یک سند رسمی تلقی شود لازم باشد، و یا اگر چنین منظوری نتواند در ظرف یک روز بعد از جلسه اخذ گردد، در اینصورت ریکارد ابتدایی و غیر رسمی آن در ویبسایت نشر گردد.
4. تهیه حداقل یک خلاصه از تمام جلسات کمیسیون ها در فارمت دیجیتالی که زمینه ملحق شدن آنها با سایر اسناد و معلومات پارلمانی را بشکل آسان فراهم سازد.

تدابیر اداری

۱. ایجاد یک کمیتۀ هماهنگی که در آن از تمام واحد های تشکیلاتی که مسوولیت تولید و نشر نسخه های گوناگون ریکارد جریانات پارلمانی را بعهده دارند در یک سطح کاری نمایندگی صورت گیرد.

۲. ایجاد یک کمیتۀ که تأمین کند که طرزالعمل های لازم برای نگهداری ریکارد های جریانات پارلمانی ایجاد و تطبیق میشوند.

گزینه های تخنیکی

۱. ایجاد سیستم های جریان کاری، محتوا و یا مدیریت اسناد برای حمایت از تمام مراحل پروسۀ ضبط و گزارشدهی جریانات.

۲.  ضبط جریانات با استفاده از سیستم های صوتی و تیز نویسی.

۳. تولید ریکارد کلمه به کلمه جریانات از طریق اوانویسی ریکارد های صوتی به شکل مستقیم و یا از طریق سافتویر صدا به متن، و یا هم با استفاده از سیستم های تیز نویسی.

۴. ایجاد سیستم های که بتوانند فارمت های چندگانه نشریات – حداقل چاپی و آنلاین – و صوتی و تصویری – زمانی که با توجه به منابع امکان داشت – را در قالب ضرب العجل های کوتاه حمایت کنند.

۵. ایجاد یک زیربنای تخنیکی که شامل سخت افزار، نرم افزار، شبکه ها، سیستم های ارتباطی و حمایت از کاربران برای تمام مراحل پروسۀ ضبط و گزارشدهی جریانات پارلمانی باشد.

۶. استفاده از استانداردهای اسناد و دیتای باز مانند XML در صورت امکان برای تمام گزارشگران به منظور بهبود معاوضۀ اسناد و حمایت نگهداری و دسترسی دایمی اسناد. 

فصل اول

خلاصه عمومی

معرفی

اسناد پارلمانی مانند گزارش های کلمه به کلمه و مختصر جلسات عمومی و کمیسیون ها ریکاردهای بنیادی پارلمان هستند. این اسناد باید به شکل سریع، مفید و دقیق تهیه شده و باید بطور درست آرشیف گردند و دسترسی درازمدت به آنها تأمین گردد.

چاپ 2010 گزارش جهانی پارلمان الکترونیکی خاطر نشان ساخته است که دسترسی بوقت مردم به چنین ریکارد یک بخش کلیدی یک پارلمان آزاد، شفاف و پاسخگو بوده و بنابراین بنیاد یک دموکراسی سالم پارلمانی میباشد. اینکار یکی از  معیارات برای بررسی وضعیت پارلمان الکترونیکی در چارچوب یک دستگاۀ قانونگذاری است.

چاپ 2012 گزارش جهانی پارلمان الکترونیکی پیشرفت پارلمان از سال 2010 بدینسو را در عرصۀ استفاده تکنالوژی برای بدست آوردن این اهداف نشان داده است. اما این گزارش مشکلات که بعضی از پارلمان ها در تهیه نمودن  بهنگام گزارشات کلمه به کلمه  تجربه کرده اند را نیز شناسایی نموده است. استفاده تکنالوژی های مدرن، محرک ها و روشهای مستند سازی پروسۀ پارلمانی و تولید ریکارد کلمه به کلمۀ مباحث، آراء، و سایر اقدامات اتخاذ شده در یک جلسه را بطور چشم گیر تغییر داده است. اینکار اکثر اوقات سبب مفیدیت بیشتر، هزینه های کمتر، و توزیع سریع و گستردۀ گزارشات به اعضای پارلمان و مردم عام شده است. همچنان اینکار عینیت و شفافیت پروسه و ازینرو مشروعیت آن را افزایش داده است.

پارلمان ها از لحاظ توانایی شان در عرصۀ بکارگیری تکنالوژی معلوماتی و ارتباطی یا ICT متفاوت میباشند. بعضی از پارلمان ها توانسته اند که با استفاده از تکنالوژی گزارشهای دقیق کلمه به کلمه از مباحث جلسات عمومی خویش را در عین روز و یا حتّا در ظرف چند ساعت تهیه نمایند. بعضی هم خلاصۀ متن اقدامات اتخاذ شده پارلمانی را با استفاده از تکنالوژی پیچیده ریکاردینگ و یا اوانویسی تهیه میکنند. اما شمار زیادی از پارلمان های جهان هنوز هم به چنین توانایی ها دست نیافته و در صدد یافتن طریقۀ درست برای تولید ریکارد ها در یک چارچوب مناسب زمانی میباشند. تعداد زیادی از این پارلمان ها ضرورت خویش به حمایت در جهت فهمیدن گزینه های تکنالوژیکی که برای پارلمانها وجود دارند و تطبیق آنها در پارلمان های خود مطرح ساخته اند.

با پیشرفت تکنالوژی، گزینه ها برای گزارشدهی کارهای پارلمان نیز پیشرفت نموده اند. هرچند در گذشته گزارشگران در این عرصه بیشتر متکی به ماشین های تیز و مختصر نویسی سنتی بوده اند، امروزه تکنالوژی معلوماتی و ارتباطی وسایل و روشهای جدید مختلف را پیشنهاد میکنند که زمینه تولید رونوشت ها را به شکل ساده فراهم میسازد. اینکار فرصت را برای پارلمان ها در عرصه  ایجاد روشهای متنوع گزارشدهی طبق نیازمندی و امکانات شان مساعد ساخته است. نوع تکنالوژی را که پارلمانها انتخاب میکنند معمولاً به امکانات و منابع پارلمان، چه از لحاظ بودجه و چه از لحاظ مهارت های انسانی، بستگی دارد.

اما هنوز هم در مورد طیف از تکنالوژی های که در جهان برای ضبط و نشر جریانات پارلمانی بکار میروند،  مزایا و اضرار هر روش، و مناسبترین تکنالوژی برای برآورده ساختن نیازمندهای مشخص، کمبود آگاهی وجود دارد. چینین آگاهی به خاطر اینکه بتواند بسیار زیاد مفید تمام شود باید مبتنی بر فهم تفاوت ها در میان کشورها از لحاظ سطح درآمد، زبان ها، فرهنگ سیاسی و اجتماعی، اصول وظایف داخلی پارلمان ها، و فهم فرصت ها برای همکاری دو جانبه یا چند جانبه پارلمانی باشد.

اهداف کتاب رهنما

هدف این کتاب رهنما کمک با پارلمان های است که تا هنوز ریکارد جریانات جلسات عمومی و کمیسیون ها را بشکل منظم و در وقت لازم نشر نمیکنند. همچنان این کتاب برای پارلمان های طرح شده است که در صدد بهبود ظرفیت خویش در جهت ارائه خدمات بهتر، شناسی روشهای برتر، مفکوره های نوآوری و تکنالوژی های جدید طبق نیازمندیهای خویش هستند. در عین حال کتاب هذا پارلمانها را را در قسمت ارزیابی پروسه ها و تکنالوژی های فعلی شان حمایت میکند و بعضی از پیشنهادات و اصول رهنمایی عملی را که از تجارب و ملاحظات مستقیم پارلمان ها در سراسر جهان برگرفته شده است برای شان خاطر نشان میسازد.

این کتاب اساساً برای اشخاص ذیل طرح شده است:

• روئسای عمومی دارالانشاء های پارلمان که مسوولیت تأمین ضبط و گزارشدهی جریانات پارلمانی را به اعضای پارلمان و مردم عامه به عهده دارند.
• روئسای دفاتر گزارشدهی و گزارشگران ارشد پارلمانی که خواهان فهم رشد و پتانسیل تکنالوژی معلوماتی و ارتباطی برای کار شان و همچنان بهره برداری مؤثر از تکنالوژیها و روشهای جدید برای تولید ریکاردهای کلمه به کملۀ جریانات پارلمانی هستند.
• روئسای ریاست های تکنالوژی معلوماتی و ارتباطی یا ICT و کارمندان ارشد آنها خدمات را برای دفاتر گزارشدگی پارلمان عرضه میکنند و مسوولیت بررسی و پیشنهاد گزینه های تکنالوژی را بعهده دارند.

ساختار کتاب رهنما

این کتاب در آغاز یک چارچوب را برای پروسه های تهیه و ترتیب نمودن گزارشات جلسات عمومی و کمیسیون تعیین میکند. این کار شامل یک بحث مختصر در مورد نقش تاریخی آنها و شناسایی بعضی از مسایل کلیدی پالسیی و اداری میباشد. قسمت های بعدی کتاب در مورد پنج فعالیت کلیدی مانند ضبط، تهیه، طی مراحل، نشر و نگهداری جریانات پارلمانی تنظیم شده است.

• ضبط کردن: بیانه ها یا سخنان اشتراک کنندگان جلسات عمومی یا جلسات کمیسیون ها مانند رئیس مجلس، روئسای کمیسیون ها، اعضای پارلمان وغیره؛  نتایج این جلسات مانند فیصله ها، آراء، تصویب قوانین و غیره؛ و معلومات فارقۀ مربوطه.
• تهیه، بررسی و ایدت کردن گزارشات کلمه به کلمه و خلاصۀ اقدامات که اتخاذ شده  است. این فعالیت همچنان میتواند شامل ترجمۀ متن اصلی به دیگر زبان های رسمی پارلمان شود.
• طی مراحل و مدیریت  ریکاردهای ملاقات ها، بشمول ادغام تمام معلومات فارقه؛ ادغام گزارش کلمه به کلمه با دیگر اسناد مربوطه مانند متن طرح قوانین، سوالات، پیشنهادات وغیره که در جریان جلسه روی آن بحث شده است؛ فارمت کردن نشریه؛ و مرور نهایی.
• نشر ریکاردهای جلسات عمومی و کمیسیون ها به شکل چاپی و دیجیتالی.
• تأمین نگهداری این ریکاردها در فارمت های چندگانه.

هرچند این فعالیت ها عموماً به ترتیب که در بالا ذکر شد صورت میگیرند، با توجه به طرزالعمل های که تطبیق شده و تکنالوژی های که توسط هر پارلمان به کار گرفته میشود، بعضی از عناصر هر کدام آنها میتواند در اوقات مختلف انجام شود. بطور مثال، پارلمانها ییکه از تیز نویسی و یا اوانویسی به کمک کمپیوتر استفاده میکنند میتوانند که سخنرانی ها را ضبط نموده و پیش نویس متن کلمه به کمله را در یک مرحلۀ واحد انجام دهند. آنانی که نخست ریکارد صوتی سخنرانی ها را ضبط میکنند باید اول ریکارد صوتی را در یک مرحله بعدی با استفاده از تکنالوژی های مختلف به متن اوانویسی نمایند. به همین ترتیب، معلومات فارقه مانند نام یک عضو پارلمان و موضوع سخنرانی وی میتواند در زمانی که سخنرانی ضبط میشود اضافه گردد و یا بعداً در جریان یک مرحلۀ جداگانه اضافه گردد. همچنان باید در نظرداشت که پارلمان ها میتوانند از ترکیب از روش ها برای ضبط و گزارشدهی جریانات پارلمانی استفاده کنند. یعنی میتوانند این روش ها را در عین وقت و یا  به شکل پی در پی استفاده نمایند.

به خاطر امکان دوگانگی در اینکار، روی بعضی از کارهای که برای تولید گزارش نهایی جریانات لازم اند در دو مورد بحث صورت خواهد گرفت. یکی در جای که اینکارها در سلسلۀ رویدادها واقع میشوند و دوم در فصل که چنین کارها در آن بشکل گسترده تر تشریح میگردد. بطور مثال، جمع آوری و تنظیم بعضی از معلومات فارقه در فصل سوم در مورد ضبط جریانات و همچنان در فصل پنجم که در آن طی مراحل معلومات فارقه به عنوان یک پیش زمینه برای نشر مد نظر گرفته میگردد به بحث گرفته میشود. هرچند این بخش شامل برخی از معلومات زائد خواهد بود، اما بازهم آنها اهداف وسیعتر این کتاب را در قسمت ارائۀ یک سلسلۀ منطقی کارها و همچنان مدنظر گرفتن تمام کارهای را که هر یک از کتگوریهای عمده فعالیت را، صرفنظر از زمان وقوع آنها، شامل میشود برآورده خواهد ساخت.

هر کدام از فصل ها در مورد فعالیت های عمده شامل یک بحث،  البته طبق لزوم دید، در مورد مسایل پالیسی و اداری که باید در مرحلۀ پروسه به آن رسیدگی صورت گیرد میباشد. این بحث ها مورد علاقۀ مشخص مقامات چون روئسای عمومی دارالانشاء ها و مدیران ارشد که مسوولیت تولید گزارشات را بعهده دارند خواهند بود.

همچنان هر فصل شامل توضیحات در مورد مسایل تخنیکی مربوط به تولید گزارشات جریانات بوده و موضوعات مربوط به گزینه های سخت افزار و نرم افزار را به بحث خواهد گرفت. ضمناً این کتاب شامل یک بحث کوتاه در مورد ذخیره سازی و نگهداری ریکاردهای جلسات عمومی و جلسات کمیسیون ها در قالب یا فارمت متن، صوتی یا ویدیوی میباشد.

گرچند این کتاب فروشنده یا محصولی را مشخص نمیسازد، ولی مثالهای از محصولاتی که در بعضی از پارلمان ها مورد استفاده قرار دارند را ارائه میکند. این بخشهای کتاب بطور مشخص مورد علاقۀ روئسا و مدیریان ارشد تکنالوژی معلوماتی و ارتباطی و همچنان مدیران ارشد که مسوولیت تولید گزارشات را بعهده دارند خواهد بود.

در نهایت، این کتاب شامل معلومات گرفته شده از پرزنتیشن های میباشد که توسط پارلمان ها در ورکشاپ ها و کنفرانس های بین المللی، بشمول سیستم های سخت افزار و نرم افزار مورد استفاده آنها، و ارجاعات یا Reference به اسناد و ویبسایت های مربوطه میباشد. این معلومات بطور مشخص مورد علاقۀ کارمندان تکنالوژی معلوماتی و ارتباطی بوده اما برای سایر کارمندان نیز کمک بخش خواهد بود.

سروی روش ها برای ضبط کردن و گزارشدهی جریانات پارلمانی

غرض فهم بهتر روشهای فعلی، مرکز جهانی ICT برای پارلمان در سال 2010 یک سروی در مورد روشهای مورد استفاده پارلمان برای ضبظ، تهیه، طی مراحل، و نشر ریکاردهای جریانات پارلمانی را آغاز نمود. این سروی در اواخر سال 2010 آغاز و در سال 2011 تکمیل شد. پرسشنامه و نتایج سروی در ضمیمه های 2 و 4 این کتاب موجود میباشد. یافته های مشخص این سروی جهت شرح نکات کلیدی بشکل متن در فارمت یک گراف یا جدول شامل ساخته شده است. عنوان سروی " گزینه های تکنالوژیکی برای ضبط کردن و گزارشدهی جلسات عمومی و جلسات کمیسیون های پارلمان" است. در این کتاب به این سروی به نام سروی CRPCSP مراجعه خواهد شد.

در این سروی 63 پارلمان اشتراک کرده است. از این جمله 7 پارلمان دو اطاقه با توجه به ساختار اداری و تشکیلاتی شان، به سوالات پرسشنامه به عنوان یک نهاد واحد پاسخ ارائه نموده اند. اما بازهم نتایج سروی یک مجموعۀ از 70 مجلس را در بر میگیرد. یک تحلیل بانک جهانی در مورد سطوح درآمد کشورهای مربوط به پارلمان های پاسخ دهنده نشان داده است که به عنوان یک گروپ  ، طوریکه توسط اتحادیۀ بین الپارلمانی لست شده اند، اینها مشابه به گروپ تمام کشورهای از جهان هستند که دارای پارلمان میباشند. چون سطح درآمد شدیداً با استفادۀ تکنالوژی در پارلمان مرتبط میباشد، میشود چنین فرض کرد که این نهادهای پارلمان نمایندۀ اکثر از پارلمان های اند که از تکنالوژی برای ضبط جریانات پارلمانی استفاده میکنند. یکی از دلایل چنین فرضیه این است که تعداد کم از پارلمان های که دارای سطح کمتر درآمد هستند به این سروی  پاسخ داده اند. این موضوع قابل فهم میباشد چون تعداد زیادی از این کشورها هنوز دارای سیستم های اتومات برای ضبط کردن و گزارشدهی جریانات خویش نیستند. یافته های سروی همچنان نشان میدهد که پارلمان های که دارای زیربناهای تخینکی پیشرفته تر هستند چگونه فعالیت میکنند.

یاداشت ها در مورد تهیه و ترتیب کتاب

تهیه و ترتیب این کتاب رهنما از پیامد ورکشاپ گزینه های تکنالوژیکی برای ضبظ کردن و گزارشدهی جریانات پارلمانی که بتاریخ 14، 15 و 16 جولای سال 2010 در پارلمان اروپا برگزار گردید الهام گرفته است. در این ورکشاپ که توسط دفتر ترویج دموکراسی پارلمان اروپا در همکاری با مرکز جهانی ICT برای پارلمان تنظیم شده بود، 26 هئیت از پارلمان های مختلف جهان اشتراک کرده بودند.

بعد از این ورکشاپ، مرکز جهانی ICT برای پارلمان یک گروپ کاری از متخصصین را تشکیل داد که بطور داوطلب و براساس ظرفیت شخصی خود وقت و دانش خود را صرف ترتیب این کتاب نمودند. بخشهای از این کتاب در کنفرانس جهانی پارلمان الکترونیک که بتاریخ 21 و 22 اکتوبر سال 2010 در افریقای جنوبی برگزار شده بود ارائه گردید و نظریات اشتراک کنندگان و سایر افراد ذیعلاقه در مورد آن گرفته شد.

در این کتاب رهنما از پریزنتیشن دیگری که در جریان کنفرانس جهانی پارلمان الکترونیک سال 2010 و 2012 و همچنان تجارب بیشتر که به مرکز جهانی ICT برای پارلمان طی این سالها گزارش داده شده استفاده گریده است.

مثل رهنمود های اتحادیۀ بین الپارلمانی برای ویبسایت های پارلمان ها، این کتاب نیز به یک شیوۀ نوشته شده است که میتواند اصول و نظریات که ممکن است برای همه پارلمان ها، صرفنظر از تفاوت های سیستم سیاسی، سنت ها و سطح درآمد کشور شان، مفید تمام شود را پیشنهاد نماید. این کتاب نظر به تغییرات که در تکنالوژی وارد میشود و سیستم های جدیدی را که پارلمان روی دست میگیرد، ضرورت به تجدیدد نظر را خواهد داشت. معنای اصطلاحات (مانند هنسرد در برابر ریکارد) که میان پارلمان های مختلف متفاوت میباشد، هر زمانی که اصطلاح برای بار اول ذکر شده، در فوتنوت توضیح گردیده است.

تهیه وترتیب: آمریت ثبت مباحثات و تنظیم امور تخنیکی جلسات(هسنرد)